Tus responsabilidades como miembro de un órgano de administración o alto directivo

Artículo en Blog de CajaSiete, 26 de abril de 2016

Leopoldo Cólogan


Antes del Código de Comercio de 1829, España en general y las Islas Canarias en particular, carecían de una reglamentación comercial global que rigiese las relaciones mercantiles y los conflictos entre los comerciantes. A finales del siglo XVIII los comerciantes canarios a los que ahora denominaríamos empresarios, recurrían en ausencia de otra norma, a la que más autoridad moral se le reconocía: las Reales Ordenanzas del Consulado de Bilbao de 1737. Tal fue su éxito que se mantuvieron en vigor y fueron un referente de Código de Comercio en más de diecinueve países de Iberoamérica hasta bien entrado el siglo XIX. Un ejemplo de su aplicación y eficacia se comprobó al ser empleadas en el concurso de acreedores de la herencia de un comerciante canario llamado Juan Cólogan Valois, socio de la compañía londinense Cólogan, Pollard & Cooper, cuando tras su muerte en 1799, su hermano Tomás tuvo que solicitar el citado concurso y recurrir a esas ordenanzas para afrontar las reclamaciones de los acreedores.

Juan Cólogan Valois, a través de la citada compañía, había desarrollado una intensa y exitosa actividad comercial como importador de vinos canarios. Llegando incluso a firmar contratos de suministros con la Marina Británica (Board of Commissioners for the Victualling of the Navy) a la que abasteció durante más de dos décadas. También mantenía estrechas relaciones comerciales con la América inglesa, concretamente con los puertos de Newport, Nueva York y Filadelfia y muchos otros puertos de Europa.

“hay momentos concretos de la historia que nos sirven para entender el porqué de determinadas normas actuales, que nacieron por necesidades propias del sentido práctico de las cosas”

No cabe duda de que la historia es una cosa viva, y que por tanto es imposible determinar el origen exacto de los principios que originaron las normas que nos rigen en la actualidad. Sin embargo, hay momentos concretos de la historia que nos sirven para entender el porqué de determinadas normas actuales, que nacieron por necesidades propias del sentido práctico de las cosas, elaboradas en este caso, por los propios comerciantes para regular sus relaciones y conflictos, más que por juristas, como ocurre hoy en día.

Tanto es así que, cuando se redactaron las citadas ordenanzas, existía la preocupación por parte del conjunto de comerciantes de que la mala gestión de los negocios por alguno de ellos supusiera un quebranto a otros, y por eso se exigía la llevanza de una contabilidad clara que permitiera determinar las causas de la insolvencia y restituir a los acreedores sin necesidad de esperar a la celebración de largos juicios para una actividad dinámica como la comercial.

Estas cuestiones siguen estando muy presentes hoy en día. Sirva de ejemplo la obligación legal que tienen los administradores de una empresa de solicitar la declaración de concurso dentro de los dos meses siguientes a la fecha en que se hubiera conocido o debido conocer el estado de insolvencia de una sociedad y donde uno de los factores más relevantes de los que depende la responsabilidad de los administradores son las graves irregularidades contables, la salida fraudulenta de bienes y derechos, la simulación de una situación patrimonial ficticia, y la inexactitud grave en la documentación aportada al concurso de acreedores.

Esta preocupación por la gestión del negocio ajeno se pone de manifiesto también en la obligación que tienen estos administradores de convocar, en el plazo de dos meses, la Junta General de la empresa para que adopte, en su caso, el acuerdo de disolución o el que remueva la causa de disolución, si la empresa tiene pérdidas que dejen el patrimonio neto a una cantidad inferior a la mitad del capital social, o el concurso si la sociedad fuera insolvente.

Las dos obligaciones comentadas, se enmarcan en unas obligaciones más genéricas en el marco de un gobierno corporativo actual, pero que responden a las mismas antiguas preocupaciones y principios comentados. Estos principios pretenden velar por el desarrollo de una actividad comercial libre, sin perjudicar a otros comerciantes, clientes, proveedores o socios. Por tanto, obliga a los miembros de un órgano de administración y a los altos directivos de las empresas a que, en el momento de la toma de decisiones y de las actuaciones a realizar, tengan presente el deber general de la diligencia de un ordenado empresario.

Esto tiene todo el sentido del mundo cuando recordamos la antigua preocupación por el orden y control de las cuentas para conocer la realidad numérica del propio negocio y del ajeno, exigiendo las citadas ordenanzas, libros de cuentas y hasta un copiador de cartas, que venían a ser los contratos que acompañaban a las mercancías en los barcos. Todo esto, por supuesto exigiendo que se actúe de buena fe, sin interés personal, con información suficiente y con arreglo a un procedimiento de decisión adecuado, así como el cumplimiento de la Ley y los Estatutos de la Sociedad. Y ello, requiere de una dedicación suficiente y de la adopción de medidas que permitan el control, vigilancia y conocimiento de la realidad de la sociedad para su buena dirección.

Y al hablar de obligaciones, también es importante destacar que, dentro de un nivel más vinculado con las relaciones internas de la empresa, se establece el deber de lealtad, que exige ser un fiel representante, obrando de buena fe, y en el mejor interés de la sociedad. Esto implica la obligación de desempeñar el cargo con independencia de criterio, sin estar condicionado por terceros, ni siquiera por el interés del grupo al que pertenezca (debiendo velar por el equilibrio razonable entre ambos intereses), y centrándose en el cumplimiento de los fines establecidos en el objeto social, y en las facultades concretas que le han sido concedidas. Y ello, guardando secreto de las informaciones obtenidas con motivo del cargo, aun después de cesar, y absteniéndose en caso de existir un conflicto de interés directo o indirecto, con persona vinculada, informando a la sociedad, y adoptando medidas para ello.

Llegados a este punto, y teniendo en cuenta que los que redactaron con éxito notorio las mencionadas ordenanzas eran los comerciantes más prácticos, inteligentes y de mejor concepto, según los principios y valores de la época, conviene pararse a reflexionar sobre algo que, por obvio, no debe pasarse por alto, y es que, es tan importante el qué, cumplir con los deberes comentados, como el cómo, con un verdadero compromiso ético empresarial, y que este sirva para minimizar el riesgo de cualquier incumplimiento, con unos principios y valores empresariales claramente definidos, y por supuesto el de eventuales conductas delictivas en el desarrollo de la actividad.

Tanto es así, que en la actualidad, tras la circular de Fiscalía 1/2016 y las recientes Sentencias del Tribunal Supremo (154 y 221/2016), está meridianamente claro que las empresas están obligadas a tener y a aplicar programas eficaces de prevención de delitos que intenten evitar, en lo posible, la comisión de determinados delitos por quienes integren la organización (representantes, trabajadores o dependientes) en el desarrollo de su actividad y en su beneficio, dado que, en caso contrario, responde también penalmente la propia empresa con multas o cierres.

La citada circular parte de la existencia de un código de conducta y de un programa de prevención, que establezca claramente las obligaciones de directivos y empleados, e incide en la importancia que se le debe dar en la toma de decisiones de sus dirigentes y empleados. Es decir, su implantación real.

Your responsibilities as a board member or senior executive

Article in CajaSiete Blog, 26 April 2016

Leopoldo Cólogan


Before the Commercial Code of 1829, Spain in general, and the Canary Islands in particular lacked overarching commercial regulation, which put trade relations at risk and led to conflicts between merchants. At the end of the nineteenth century, in the absence of other laws, merchants from the Canary Islands, who we would now call entrepreneurs, applied the set of rules most recognised by moral authority: las Reales Ordenanzas del Consulado de Bilbao of 1737 (a set of ordinances governing trade). This was so successful, that the ordinances remained in effect and became a reference point for the Commercial Code in more than nineteen Latin American countries until well into the twentieth century. One example of how the ordinances were efficiently applied occurred in the insolvency of a Canarian merchant named Juan Cólogan Valois, a partner of the London based company Cólogan, Pollard & Cooper. When he died in 1799, his brother Tomás had to file for insolvency and make use of these bylaws to deal with the creditors’ claims.

Through his company, Juan Cólogan Valois had developed a successful business as an importer of Canarian wines. He even managed to win contracts with the Board of Commissioners for Victualling of the British Navy, and supplied it for more than two decades. He also maintained close relations with colonial America, specifically with the ports of Newport, New York, Philadelphia, as well as many other European ports.

“There are moments in history that help us understand the reasons behind certain current regulations created because of the practical necessity of the situation.”

There is no doubt that history is a living thing, and thus it is impossible to determine the exact origin of the principles that gave birth to the regulations that currently govern us. However, there are moments in history that help us understand the reasons behind certain current regulations created because of the practical necessity of the situation and enforced, in this case, by merchants to regulate their relationships and conflicts, rather than by lawyers, as is the case today.

So much so, that when these ordinances were drafted, merchants were worried that bad business management from some of their number would cause disruption for others. Because of this, there was a demand for clear accountability, which would determine the causes of insolvency and make sure creditors were paid back without having to wait for the long process of going through the courts, something which is detrimental for a dynamic sector such as trade.

These are issues that are still pertinent nowadays. An example of this is the legal obligation of receivers to declare insolvency within two months from the date they become aware of, or are due to become aware of, a company’s insolvency, and where one or more of the most relevant factors depending on the responsibility of the receivers are serious accounting irregularities, the fraudulent sale of goods and assets, false declaration of assets, and serious discrepancies in documentation provided to creditors.

This worry around business management is also highlighted n receivers’ obligation to convene the company’s board of directors within two months, so they can in turn adopt or reject the dissolution agreement, if the company has losses that leave net assets less than half of share capital, or insolvency if the company was insolvent.

The two obligations mentioned here belong to more general ones within the framework of current corporate government, but they deal with the same old worries and principles. These principles protect the development of free trade without damaging other merchants’ clients, suppliers, or companies. Furthermore, it obliges the members of a board of directors and senior executives to dexercise due diligence in the decision-making process, which is a basic duty of professional business people.

This makes all the sense in the world when we remember the old worry about the order and control of accounts to stay abreast of the financial reality of one’s own company or someone else’s, requiring the aforementioned ordinances, accounting books, even the register of correspondence, that came to be the contracts which accompanied merchants on board. This all required acting in good faith and leaving aside personal interest with sufficient information, and being managed by an appropriate decision making process, as well as conforming to the law and company ordinances. There needs to be sufficient adherence to and the adoption of measures that allow the control, surveillance, and understanding of the reality of the company to ensure it is run well.

And when talking about duties, it is also important to emphasise the fact that on level more linked to internal company relations, a duty of loyalty, is established. This means being a faithful representative, acting in good faith and in the best interests of the company. This means carrying out ones’ duties using independent judgement, without being affected by third parties or the group to which they belong (having to make sure there is a reasonable balance between both interests), and having compliance with the objectives set out in the company goals and specific powers granted to them as a main focus. It also means keeping the information obtained secret, even after the job is done, and abstaining if a direct or indirect conflict of interests arises with someone linked to or who has relations with the company, and to adopt appropriate measures for this.

At this point, remembering that those who successfully drew up the aforementioned ordinances were the merchants who were most practical, intelligent, and had the best concept, according to the principles and values of the time, it makes sense to stop and think about something, which for obvious reasons should not be overlooked; it is just as important to comply with the aforementioned duties as it is to have a real commitment to business ethicsThis is useful in order to minimise the risk of non-compliance with any of the clearly defined principles and company values and, of course, the risk of any criminal conduct during operations.

So much so that, today, following the circular of the Prosecutor’s Office 1/2016 and the recent Supreme Court Judgements (154 and 221/2016), it is abundantly clear that companies are obliged to have and implement effective crime prevention programs that try to avoid, as far as possible, the commission of certain crimes by those who integrate the organisation (representatives, workers or dependents) in the development of their activity and to their benefit, as the company itself would otherwise respond with fines or closures.

The aforementioned circular draws on the existence of a code of conduct and on a prevention program that clearly establishes the obligations of executives and employees, and stresses the importance of them being given importance in the decision-making process of their managers and employees. That is to say, its actual implementation.